Der Weg zum papierlosen Büro ist in vielen Unternehmen einer, der fatalerweise von sehr hohen Papierstapeln begleitet wird, vornehmlich durch das komplizierte Handling von E-Mail. Noch viel zu häufig werden diese ausgedruckt, handschriftlich kommentiert und unter Kolleg*innen ausgetauscht. Dabei geht nicht nur viel Papier und Toner drauf, sondern oft auch unnötig viel Arbeitszeit. Last but not Least verursacht das Handling mit Papier unterm Strich eine längere Bearbeitungszeit – und damit im schnelllebigen Transportgeschäft eine längere Wartezeit für den Auftraggeber.

Das war auch der Grund unseres Kunden CLS Logistics GmbH, eine smarte Lösung für den Workflow bei den Kundenanfragen per E-Mail von Bytealign entwickeln zu lassen. Die Ziele: Arbeitsaufwand minimieren, Druckkosten um 90 Prozent reduzieren und die Beschleunigung der Kommunikation mit den Kunden.

Echtzeit Bearbeitungsstand von E-Mails

Gewappnet mit dieser ehrgeizigen Zielansprache haben wir uns ans Werk gemacht. Entstanden ist eine Webanwendung, die durch ein Add-In für Microsoft Outlook ergänzt wurde. Das CLS-Kunden-Team hat nun eine Lösung zur Verfügung, die eine Bearbeitung von E-Mails um Längen vereinfacht. Team-Mitglieder sehen in Echtzeit den Bearbeitungstand der Kundenanfrage mit exaktem Prozessverlauf – und das ganz einfach am unteren Rand der Outlook-Maske. Nachfragen beim Teamkollegen sowie handschriftliche Notizen auf dem Mailausdruck sind passé. So wird der organisatorische Aufwand um etwa drei Minuten Arbeitszeit pro Kundenanfrage verringert. Auch die Fehlerquote beim Bearbeiten von E-Mails ist spürbar gesunken.

Hinzu kommt, dass die Netzwerk-Drucker, die bisher permanent Mails und Folge-Mails ausgedruckt haben, inzwischen nahezu verstummt sind. Bleibt zu hoffen, dass der Toner nicht zu schnell eintrocknet.

Projekt-Steckbrief

Anforderung: E-Mail Workflow optimieren, Druckkosten verringern
Lösung: Individuelle programmierte Webanwendung mit Add-In für Microsoft Outlook
Ergebnis: Druckkosten um 90 % verringert; 3 Minuten Zeitersparnis pro Anfrage

Projektdauer: 2 Wochen