Automatisierte Geschäftsprozesse

Manuelle Geschäftsabläufe digitalisieren

Prozesse optimieren

Wettbewerbsvorteile nutzen

Wie lange dauert es, bis in Deinem Unternehmen eine Information von A nach B gelangt? Wenn Du heute mit Deinem Unternehmen zukunftsfähig sein willst, dann brauchst Du vor allem eines dafür: Schnelligkeit. Ganz unabhängig von Deiner Branche bringt dir Agilität innerhalb Deiner Unternehmensstrukturen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Genau diesen Vorteil erzielst Du durch eine Prozess-Optimierung. Wir setzen Deine Geschäftsvorgänge und Prozesse digital um und verschaffen Deinem Unternehmen damit den entscheidenden Vorteil gegenüber der Konkurrenz.

Prozessautomatisierung
Warum ist die Prozessautomatisierung wichtig?

Wir haben in den letzten Jahren sehr viele moderne Unternehmen kennengelernt – und fast in jedem dieser Unternehmen gab es noch Geschäftsabläufe, die papierbasiert und manuell bearbeitet wurden. Jeder manuell ausgeführte Arbeitsschritt kostet aber Zeit und ist fehleranfällig. Hinzu kommen Krankheits- und Urlaubstage, durch die Arbeit liegenbleibt, die nicht auf digitalen Prozessen basiert.

Die Vorteile der Automatisierung von Prozessen

 Unabhängigkeit
Indem Du bislang manuell ausgeführte Arbeiten in Deinem Unternehmen automatisierst, machst Du Dich unabhängig von der menschlichen Arbeitskraft. Die Arbeit bleibt nicht liegen, weil Mitarbeiter krank oder im Urlaub sind oder einfach nicht ausreichend personelle Ressourcen zur Verfügung stehen.

 Mehr Transparenz
Automatisierung schafft Transparenz. Du hast Zugriff auf sämtliche Daten, die andernfalls irgendwo auf Schreibtischen und in Aktenordern verschlossen sind.

 Fehlerminimierung
Ein wichtiges Ziel automatisierter Geschäftsprozesse ist es, Fehler zu minimieren, die durch manuelle Arbeiten entstehen.

 Schnellere Reaktionszeiten
Automatisierte Prozesse ermöglichen eine schnellere Reaktion auf die Veränderungen am Markt. Wo früher ein großer Verwaltungsapparat in Gang gesetzt werden musste, um Veränderungen innerhalb der Prozesskette vorzunehmen, reicht in einem automatisierten Workflow oftmals ein Knopfdruck.

 Wettbewerbsvorteile
Automatisierung schafft Agilität – Agilität ist die Voraussetzung für Wettbewerbsfähigkeit. Indem Du zum Beispiel Routineaufgaben automatisierst, verschaffst Du Deinen Mitarbeitern die Zeit für wirklich gewinnbringende Projekte.

Warum müssen Prozesse überhaupt automatisiert werden?

In vielen Unternehmen haben die Mitarbeiter individuelle Abläufe entwickelt, die auch an neue Kollegen weitergegeben werden. Es ist ein Workflow entstanden, wer welche Aufgaben bearbeitet, wie Informationen weitergegeben werden und wie Mitteilungen über den aktuellen Arbeitsstand erfolgen. Nicht selten kommt dabei der klassische Post-it zum Einsatz, der an den PC-Bildschirm geheftet wird.

Der Informationsaustausch erfolgt nur zwischen den beiden Mitarbeitern – alle anderen Projektbeteiligten sind vorm Informationsaustausch ausgeschlossen. Im Krankheits- oder Urlaubsfall stagniert die Arbeit komplett, weil niemand Zugriff auf die relevanten Daten hat.

Durch diese starren Abläufe können sich Projekte erheblich verzögern. Zudem ist eine reibungslose Kommunikation gegenüber Kunden oder Auftraggebern auf dieser Basis kaum möglich. Dank automatisierter Geschäftsprozesse werden sämtliche Abläufe effektiver gestaltet und alle Mitarbeiter haben Zugriff auf den aktuellen Projektstand.

klassischen Post-it digitalisieren
Wann ist eine Automatisierung von Geschäftsprozessen sinnvoll?

Oftmals kommt es schleichend. Die Kosten steigen, die Qualität der Leistung nimmt ab und Kunden werden immer unzufriedener, weil der Kundendienst nicht schnell genug reagiert. Meistens muss das Kind erst in den Brunnen gefallen sein, bevor Unternehmen den Anstoß bekommen, ihre eigenen Geschäftsabläufe kritisch zu überdenken. Der richtige Zeitpunkt für die Überprüfung Deiner internen Abläufe ist aber jetzt – am besten noch, bevor es zu einer merklichen Veränderung kommt.

Erkenne Deine Potenziale!
Ein funktionierender Workflow und reibungslose Prozessabläufe gehören zu den wichtigsten Wachstumsfaktoren moderner Unternehmen. Durch die Automatisierung kannst Du Deinen Zeit- und Kosteneinsatz optimal gestalten und damit die Potenziale Deines Unternehmens voll ausschöpfen.

Automatisierte Geschäftsprozesse

So setzen wir sie für Dich um

Du hast Dich dazu entschieden, Deine Agilität und Deine Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern? Wunderbar, dann machen wir uns an die Arbeit.

Analyse des Ist-Zustandes
1
Analyse des Ist-Zustandes
Im ersten Schritt verschaffen wir uns einen Überblick über die bestehenden Workflows. Dabei geht es nicht darum, bewährte Abläufe an den Pranger zu stellen und „auf Krampf zu automatisieren“, sondern genau die Bereiche zu identifizieren, in denen automatisierte Geschäftsprozesse nötig und sinnvoll sind.
Kommunikation mit den Mitarbeitern
2
Kommunikation mit den Mitarbeitern
Deine Mitarbeiter stehen an der Front und wissen oft am besten, wo es hakt. Daher nehmen wir uns die Zeit, ausführliche Gespräche mit ihnen zu führen, um den konkreten Handlungsbedarf festzulegen. Unsere Richtlinie ist dabei: Je mehr Papier irgendwo anfällt, desto größer ist der Bedarf nach einer Optimierung des Workflows. Aus unserer Erfahrung heraus ist es sehr wichtig, die Mitarbeiter von vornherein mit ins Boot zu holen und sie an der Umstellung teilhaben zu lassen. Dies erhöht die Akzeptanz für die oft tiefgreifenden Maßnahmen und reduziert im Zweifel auch die Fluktuation innerhalb des Betriebes.
Umsetzung & Implementierung
3
Umsetzung & Implementierung
Im nächsten Schritt nutzen wir die gewonnen Erkenntnisse aus der Vorbereitungsphase und digitalisieren bzw. automatisieren Deine Geschäftsprozesse. Im Anschluss erfolgt eine ausführliche Testphase.
Überwachung
4
Überwachung
Ein wichtiger Teil der Arbeit besteht abschließend darin, zu überprüfen und zu überwachen, ob der geplante Workflow auch wirklich funktioniert. Sollten Störungen in der Prozesskette auftreten, können wir diese schnell identifizieren und beseitigen.

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist in den meisten Fällen keine einmalige Aufgabe, sondern ein Prozess, der regelmäßig wiederholt werden muss.

Das ist möglich mit automatisierten Geschäftsprozessen: Ein Einblick in unsere Arbeit

Wir haben in der Vergangenheit schon zahlreiche Kundenprojekte aus dem Bereich der automatisierten Geschäftsprozesse betreut. Exemplarisch geben wir dir gerne einen kleinen Einblick in die technischen Möglichkeiten der Prozessoptimierung.

Stapelverarbeitungen
Bei einer Stapelverarbeitung werden Daten nicht einzeln, sondern in sogenannten Stapeln verarbeitet. Diese Art der Automatisierung kommt besonders bei periodischen Aktivitäten zum Einsatz.

Warteschlangen-Logiken
Mithilfe von sogenannten Wartschlangen können Automatisierungsprozesse erstellt werden. Es handelt sich dabei um eine Art Container, der eine nahezu unbegrenzte Anzahl an Objekten halten kann. Du kannst in einer Warteschlange unterschiedliche Datentypen speichern.

Automatische Verarbeitung von E-Mails
Mithilfe einer Software-Lösung können eingehende E-Mails analysiert und zum großen Teil automatisch bearbeitet werden. Das spart Zeit und vor allem personelle Ressourcen.

Prozessoptimierung - Stapelverarbeitungen
Weiter geht es...

Hast Du Lust, die Möglichkeiten automatischer Geschäftsprozesse für Dein Business kennenzulernen?

Testimonials

Was unsere Kunden dazu sagen

Wir lieben unsere Kunden und ihre Projekte und glauben daran, dass eine hohe Qualität in der Umsetzung und langjährige Partnerschaft der entscheidende Vorteil ist.